kartable

کارتابل الکترونیک چیست

ميزكار الكترونيك و كارتابل الكترونيك و قرارملاقات و مدیریت دبیرخانه ها،
مکاتبات و گردش کارها ؛officeware...

همه و همه پیرامون معنای کارتابل می باشند

اما کارتابل چیست

کارتابل یا میز کار الکترونیک: در ميان برنامه‌هاي كاربردي ارائه شده در
اینترنت  برنامه ميزكار الكترونيك از جايگاه و اهميت ويژه‌اي برخوردار شده است.
در واقع برترین کاربرد تحت وب اداری مشاهده شده ميزكار الكترونيك است. خود
ميزكار از قسمتهاي مختلفي تشكيل شده است كه مجموعا نيازهاي اوليه و عمومي هر
مجموعه كاري را مرتفع ميسازد.

ميزكار الكترونيك هسته كاري یک کارتابل را تشكيل ميدهد و سرويسهايي را ارائه
ميكند كه ساير برنامه‌هاي كاربردي نيز از اين سرويسها استفاده ميكنند.

نرم افزار کارتابل - میز کار الکترونیک

ميزكار الكترونيك کارتابل شامل:

 برنامه پيام یا پی ام یا مکاتبات در یک کارتابل

 برنامه دفترچه تلفن و اطلاعات تماسدر کارتابل

برنامه مديريت وظايف و كارهدر کارتابل

و برنامه مديريت قرارهاي ملاقات و تقويم كاري کارتابل

در ادامه ويژگيهاي كاربردي هر يك از اين برنامه‌ها  در کارتابل به اختصار توضيح
دادهخواهد شد .

1. برنامه پيام و اطلاع‌رسانيدر کارتابل

يكي از مهمترين اهداف برنامه پيام در هر کارتابل ايجاد يك بستر ارتباطي آسان و
مطمئن در سازمان و همچنين کارتابل به عنوان يك سرويس براي ساير برنامه‌هاي
كاربردي ميباشد. اين زيرسيستم با بهره‌گيري از يك موجوديت پايه‌اي به نام
"پيام" امكان برقراري ارتباط بين افراد مختلف سازمان را فراهم مي‌آورد.

ارسال پيام و اطلاع‌رساني کارتابل

تمهيدات در نظر گرفته شده در  زيرسيستم کارتابل بطور خلاصه عبارتند از:

برقراري ارتباط آسان و مطمئن و اطلاع رسانيدر کارتابل

مديريت كارتابل و كارهاي رسيدهدر کارتابل

مشاهده سوابق پيامدر کارتابل

تفويض اختيار و جانشينيدر کارتابل

تعيين سياستهاي كاري در برنامه پيامدر کارتابل

ساير امكانات و ويژگيهاي برنامه کارتابل

2. برنامه دفترچه تلفن و مديريت اطلاعات تماسدر کارتابل

از ديگر برنامه‌هاي ميزكار الكترونيك یا کارتابل برنامه دفترچه تلفن و مديريت
اطلاعات تماس ميباشد.

 اين بخش از کارتابل به كاربر امكان ميدهد تا اطلاعات تماس مربوط به افراد
مختلف را در کارتابل نگهداري و از آنان استفاده نمايد. اطلاعات قابل نگهداري در
 سيستم کارتابل شامل دامنه وسيعي از اطلاعات است كه تقريبا نياز اوليه تمامي
سازمانها را مرتفع ميسازد.

دفترچه تلفن و مديريت اطلاعات تماس کارتابل

ویژگیهای این زيرسيستم کارتابل بطور خلاصه عبارتند از:

ثبت اطلاعات تماس مشتريان و اشخاص و مشاهده اطلاعات ثبت شدهدر کارتابل

مديريت اطلاعات تماسدر کارتابل

تبادل اطلاعات کارتابل با برنامه‌هاي ديگر

ارتباط مستقيم کارتابل با ابزارهاي جانبي مرتبط

3. برنامه تخصيص كاردر کارتابل و مديريت وظايف کارتابل

هدف برنامه تخصيص كار در کارتابل و مديريت وظايف کارتابل اين است كه سازمانبا
استفاده از کارتابل بتواند روالهاي انجام كار در کارتابل را تعريف و كارمندان و
كاركنان مختلف طبق يك برنامه از پيش تعيين شده در کارتابل ، در يك زمان‌بندي
قابل پيگيري و نظارت به انجام كارها بپردازند.

سيستم کارتابل امكان تعريف كارهاي موردي و غيرقابل پيش‌بيني و همچنين كارهاي
شخصي و روزمره را نيز دارد و كاربران کارتابل ميتوانند از امكانات متنوع اين
برنامه استفاده‌هاي فراوان داشته باشند.

تخصيص كار و مديريت وظايف کارتابل

امکانات این زيرسيستم کارتابل بطور خلاصه عبارتند از:

تدوين روالهدر کارتابل و مراحل كاري

تعريف كار در قالب فرايندهاي تعريف شده کارتابل

مديريت كارها و وظايف تعريف شده کارتابل

جستجو و پيگيري وظايفدر کارتابل

4. برنامه کارتابل  و مديريت قرارهاي ملاقات و تقويم كاري

يكي ديگر از برنامه هاي پركاربرد و كاراي ميزكار الكترونيك کارتابل ، برنامه
تقويم و مديريت قرارهاي ملاقاتدر کارتابل ميباشد. درکارتابل كاربر ميتواند
زمان‌بندي انجام كارها، قرارهاي ملاقات، تعطيليها و ... را مشاهده و از امكانات
فراوان کارتابل استفاده نمايد.

از مهمترين نيازمنديهاي پاسخ داده شده توسط کارتابل و امكانات کارتابل مي‌توان
به موارد زير اشاره كرد. تخصيص كار و مديريت وظايف کارتابل

تعيين قرار ملاقات و جلسهدر کارتابل

دعوت از افراد براي حضور در جلسه کارتابل

و ساير امكانات کارتابل

 معرفی کارتابل

شبکه های گسترده و سادگی در ایجاد ارتباطات الکترونیکی باعث تحول بنیادی در
نحوه مکاتبات کارتابل ، و گردش کار سازمان هتوسط کارتابل شده است. بر این اساس
ضرورت استقرار ابزاری که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام
فرآیندهای اداری پرداخت هر روز بیشتر احساس می گردد.

بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری کارتابل به عنوان روشی نوین، از
سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سوی دیگر با جمع آوری اطلاعات مجموعة
فعالیت های سازمان و طبقه بندی آن ها ، بستر مناسبی برای پاسخگویی بموقع را
فراهم می سازد.

اهداف سیستم اتوماسیون اداری کارتابل و فرآیندهدر کارتابل

افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعان توسط کارتابل

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پی گیری کارتابل

سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان توسط کارتابل

به حداقل رساندن مکاتابات کاغذیدر کارتابل

ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها  در کارتابل

افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی کارتابل

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده کارتابل

ارزیابی و افزایش کارایی کارکناندر کارتابل

ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه همانند کارتابل

ویژگی های برتر نرم افزار اتوماسیون اداری کارتابل و فرآیندهای فراگستر

کارتابل تحت وب و پشتیبانی کاملکارتابل از فناوری AJAX

پشتیبانی کامل کارتابل از Windows Workflow Foundation جهت مدیریت جریان کار

سامانه امنیتی بسیار قدرتمند کارتابل و توانایی ردیابی و اعمال سطوح دسترسی های
مختلف

پشتیبانی کامل کارتابل از قلم نوری، فاکس و email

قابلیت های اداری متنوع و مطلوب کارتابل جهت تسهیل در انجام امور روزانه مانند
یادداشت،یادآوری، پیام رسان، مدیریت جلسات و...

اطلاعات پایه سیستم کارتابل

کارتابل و امکان معرفی حوزه ها (دبیرخانه) های سازمانی

کارتابل و امکان تعیین شماره اندیکاتور و فرمت شماره گذاری مستقل برای هر حوزه


کارتابل و امکان معرفی سازمانها و شرکتها طرف مکاتبه همراه با اشخاص و سمت های
درون آنه

کارتابل و امکان معرفی چارت سازمانی همراه به نگهداری ویرایش های مختلف آن

کارتابل و امکان معرفی پرسنل همراه با اختصاص پست سازمانی

کارتابل و امکان تعیین دبیرخانه های مربوط به هر پست سازمانی

کارتابل و امکان معرفی انواع قالب نامه مانند درخواست مرخصی ، درخواست وام و
...

کارتابل و امکان معرفی انواع پیوست نامه مانند کتاب ، جزوه ، دیسکت و...

کارتابل و امکان معرفی انواع فیزیک نامه مانند برگه ، فکس ، ایمیل و ...

کارتابل و امکان معرفی انواع پرونده های بایگانی مانند بایگانی مدیریت عامل،
بایگانی اداری و ...

کارتابل و امکان معرفی انواع پرونده های ابطال مانند پرونده ابطال دبیرخانه
مرکزی و ...

کارتابل و امکان معرفی انواع محرمانگی نامه مانند گزارش، ابلاغیه، درخواست و
...

کارتابل و امکان معرفی انواع موضوعات پرکاربرد ارجاع مانند جهت اقدام، جهت
استحضار و ...

کارتابل و امکان تعیین جانشین برای هر پست در بازه زمانی مشخص

کارتابل و امکان تعریف کار در سررسید هوشمند برای هر پست

کارتابل و امکان تعریف طبقه های مختف کار ه

کارتابل و امکان تعریف وضعیت های مختلف یک کار مانند ارایه شده ، در حال
انجام...

کارتابل و امکان تعریف طبقه جلسات سازمانی

کارتابل و امکان تعریف انواع پرونده های شخصی کارتابل

کارتابل و امکان معرفی انواع فوریت نامه ها مانند عادی ، فوری ، آنی و ...

کارتابل و امکان تعریف انواع دستور کار جلسه

کارتابل و معرفی انواع گروه مستندات

کارتابل و معرفی انواع سیر تایید هر مستند

کارتابل و امکان تعریف کلید واژه ها برای هر نامه

کارتابل و امکان معرفی تصویر امضا کاربران اختصاص داده شده به هر پست سازمانی

کارتابل و امکان دریافت آدرس پست الکترونیکی هر کاربر برای دریافت نامه از آن
طریق

سطوح دسترسی

تعریف سطح دسترسی برای مشاهده کارتابل اشخاص

تعریف سطح دسترسی برای مشاهده پیش نویس اشخاص

تعریف سطح دسترسی برای مشاهده پی گیری اشخاص

تعریف امکان ارسال نامه بین پست های سازمانی

تعریف امکان بایگانی نامه ها در پرونده های بایگانی

کارتابل و امکان ابطال نامه ه

تعریف امکان تعریف کار برای اشخاص

تعریف سطح دسترسی جستجو در دفتر اندیکاتور

کارتابل و امکان تعریف محدوده مجاز استفاده کاربران از امکانات مختلف سیستم

کارتابل و امکان تعریف میزان دسترسی به نامه ها بر اساس پست سازمانی

کارتابل و امکان تعریف سطح دسترسی برای ارسال نامه از طرف

سایر امکانات سیستم کارتابل

کارتابل و امکان کنترل و مدیریت چرخه مکاتبات درون و برون سازمانی همراه با
عملیات پیگیری و ردیابی و مدیریت بایگانی نامه ه

کارتابل و امکان تنظیم نحوه واکنش سیستم در هنگام دریافت نامه یا اطلاعاتی جدید
به منظور آگاه نمودن سریع کاربر

کارتابل و امکان مدیریت مستندات سازمانی

کارتابل و امکان مدیریت جلسات سازمانی

کارتابل و امکان مدیریت ارجاع کارها و پی گیری کار های ارجاع شده

کارتابل و امکان مدیریت تماس های تلفنی سازمانی

کارتابل و امکان تعریف یادداشت ها و یاد آوری های شخصی

کارتابل و امکان ارسال پیام شخصی یا گروهی بین کاربران سیستم

کارتابل و امکان تعریف انواع لینکهای عمومی در سیستم

کارتابل و امکان تعریف انواع لینکهای شخصی در سیستم

مکاتبات در کارتابل

کارتابل و امکان ثبت نامه وارده همراه با اطلاعاتی مانند تاریخ نامه وارده،
شماره نامه وارده، موضوع، محرمانگی، نوع نامه ، پرونده، شرکت و شخص فرستنده،
متن نامه و ... همراه با امکان شماره گذاری نامه بر اساس فرمت های تعریف شده.

کارتابل و امکان ثبت نامه های صادره داخلی و خارجی با اطلاعاتی مانند تاریخ،
موضوع، متن نامه، نوع نامه، پرونده نامه و ... با امکان شماره گذاری نامه بر
اساس فرمت های تعریف شده.

کارتابل و امکان ایجاد نامه بر اساس الگو های تعریف شده

کارتابل و امکان الصاق نامه از طریق اسکن خودکار سیستم، ایمیل و ادیتور متنی

کارتابل و امکان الصاق فایلهای پیوست به تمام انواع نامه

کارتابل و امکان ارجاع نامه گیرنده های اصل ، رونوشت و رونوشت پنهان نامه

کارتابل و امکان ارجاع پیش نویس نامه به کاربران دیگر در جهت اخذ تایید ثبت
نامه

نگهداری نظرات گیرندگان پیش نویس نامه

کارتابل و امکان ثبت نامه های مرتبط (عطف و پیرو) و امکان مشاهده آنها در هنگام
دریافت نامه

کارتابل و امکان شماره دهی به نامه از روی شماره های رزرو شده

کارتابل و امکان تهیه و چاپ رسید نامه به تحویل گیرنده

کارتابل و امکان ارجاع نامه به شخص یا گروهی از اشخاص

کارتابل و امکان نگارش شرح دستور و الصاق فایل درهنگام ارجاع نامه

کارتابل و امکان نگارش شرح دستور برای گیرنده هر نامه به صورت تایپ متن و قلم
نوری

کارتابل و امکان درج مدت پاسخ گویی برای هر نامه در هنگام ارجاع نامه

کارتابل و امکان درخواست تمدید مهلت پاسخگویی با صدور نامه خودکار به فرستنده
نامه

کارتابل و امکان تعیین نوع عملکرد گیرنده نامه مانند جهت اقدام ، جهت اطلاع و
...

کارتابل و امکان گروه بندی کارتابل به صورت درختی بر اساس پرونده های کارتابل و
انتقال نامه به هر پرونده

کارتابل و امکان تعیین اولویت به نامه های دریافت شده توسط رنگ بندی نامه ه

کارتابل و امکان تفکیک نامه ها در کارتابل بر اساس نامه های دارای اقدام و بدون
اقدام و نوع نامه ه

تفکیک نامه های با اولویت پاسخ گویی بالا در کارتابل

مشاهده نامه های ارجاع شده در پی گیری و تعیین آخرین مکانهای نامه و نحوه گردش
آن

کارتابل و امکان مشاهده اطلاعاتی مانند شماره نامه، شماره مسلسل نامه، فرستنده،
تاریخ نامه، تاریخ ورود به کارتابل، نوع نامه و ... در کارتابل

کارتابل و امکان در آوردن نامه از بایگانی و انتقال آن به آخرین مکان قبل از
بایگانی

کارتابل و امکان در آوردن نامه از ابطال و انتقال آن به آخرین مکان قبل از
ابطال

کارتابل و امکان مشاهده دفتر اندیکاتور هر دبیرخانه بر اساس سطوح دسترسی

کارتابل و امکان ردیابی سریع نامه بر اساس شماره اندیکاتور ، موضوع و ... در
دفتر اندیکاتور

کارتابل و امکان مشاهده لیست نامه های ایجاد شده در پاسخ به یک نامه در دفتر
اندیکاتور

و دیگر قابلیتهای یک کارتابل خوب

کارتابل الکترونیک

مدیریت دبیرخانه ها، مکاتبات و گردش کاره

میز کار هوشمند

مدیریت کلیه فعالیت ها در میزکار

مدیریت مستندات

به اشتراک گذاری اسناد با رعایت حقوق دسترسی و امنیت بال

تقویم سازمانی

برنامه ریزی گروهی ملاقات ها و رویداده

مدیریت جلسات

مدیریت جلسات، دستور کارها، مصوبات و پیگیری ه

مدیریت وظایف

مدیریت وظایف و فعالیت ه

مدیریت پست های الکترونیک

یکپارچگی کامل با پست های الکترونیک

بحث و تبادل نظر

تبادل نظر و گفتگو

اعلانات

اعلام و نصب خبر های مهم، اطلاعیه های و ...

فهرست تماس ه

سازمان دهی تماس های سازمانی و شخصی

گزارشات تحلیلی

گزارشات پیشرفته تحلیلی و نموداری

نظام پیشنهادات و نظر سنجی

رای گیری، جمع آوری پیشنهادات و ایده ه

ابزارهای مدیریت

مدیریت امنیت و مجوز ه

انطباق

قابلیت سفارشی سازی در مقیاس های مختلف