کارتابل تحت وب الکترونیک چیست

ميزكار الكترونيك و كارتابل الكترونيك و قرارملاقات و مدیریت دبیرخانه ها،
مکاتبات و گردش کارها ؛officeware...

همه و همه پیرامون معنای
کارتابل تحت وب می باشند

اما
کارتابل تحت وب چیست


کارتابل تحت وب یا میز کار الکترونیک: در ميان برنامه‌هاي كاربردي ارائه شده در
اینترنت  برنامه ميزكار الكترونيك از جايگاه و اهميت ويژه‌اي برخوردار شده است.
در واقع برترین کاربرد تحت وب اداری مشاهده شده ميزكار الكترونيك است. خود
ميزكار از قسمتهاي مختلفي تشكيل شده است كه مجموعا نيازهاي اوليه و عمومي هر
مجموعه كاري را مرتفع ميسازد.

ميزكار الكترونيك هسته كاري یک
کارتابل تحت وب را تشكيل ميدهد و سرويسهايي را ارائه
ميكند كه ساير برنامه‌هاي كاربردي نيز از اين سرويسها استفاده ميكنند.

نرم افزار
کارتابل تحت وب - میز کار الکترونیک

ميزكار الكترونيك
کارتابل تحت وب شامل:

 برنامه پيام یا پی ام یا مکاتبات در یک
کارتابل تحت وب

 برنامه دفترچه تلفن و اطلاعات تماسدر
کارتابل تحت وب

برنامه مديريت وظايف و كارهدر
کارتابل تحت وب

و برنامه مديريت قرارهاي ملاقات و تقويم كاري
کارتابل تحت وب

در ادامه ويژگيهاي كاربردي هر يك از اين برنامه‌ها  در
کارتابل تحت وب به اختصار توضيح
دادهخواهد شد .

1. برنامه پيام و اطلاع‌رسانيدر
کارتابل تحت وب

يكي از مهمترين اهداف برنامه پيام در هر
کارتابل تحت وب ايجاد يك بستر ارتباطي آسان و
مطمئن در سازمان و همچنين
کارتابل تحت وب به عنوان يك سرويس براي ساير برنامه‌هاي
كاربردي ميباشد. اين زيرسيستم با بهره‌گيري از يك موجوديت پايه‌اي به نام
"پيام" امكان برقراري ارتباط بين افراد مختلف سازمان را فراهم مي‌آورد.

ارسال پيام و اطلاع‌رساني
کارتابل تحت وب

تمهيدات در نظر گرفته شده در  زيرسيستم
کارتابل تحت وب بطور خلاصه عبارتند از:

برقراري ارتباط آسان و مطمئن و اطلاع رساني در
کارتابل تحت وب

مديريت كارتابل و كارهاي رسيده در
کارتابل تحت وب

مشاهده سوابق پيام در
کارتابل تحت وب

تفويض اختيار و جانشيني در
کارتابل تحت وب

تعيين سياستهاي كاري در برنامه پيام در
کارتابل تحت وب

ساير امكانات و ويژگيهاي برنامه
کارتابل تحت وب

2. برنامه دفترچه تلفن و مديريت اطلاعات تماس در
کارتابل تحت وب

از ديگر برنامه‌هاي ميزكار الكترونيك یا
کارتابل تحت وب برنامه دفترچه تلفن و مديريت
اطلاعات تماس ميباشد.

 اين بخش از
کارتابل تحت وب به كاربر امكان ميدهد تا اطلاعات تماس مربوط به افراد
مختلف را در
کارتابل تحت وب نگهداري و از آنان استفاده نمايد. اطلاعات قابل نگهداري در
 سيستم
کارتابل تحت وب شامل دامنه وسيعي از اطلاعات است كه تقريبا نياز اوليه تمامي
سازمانها را مرتفع ميسازد.

دفترچه تلفن و مديريت اطلاعات تماس
کارتابل تحت وب

ویژگیهای این زيرسيستم
کارتابل تحت وب بطور خلاصه عبارتند از:

ثبت اطلاعات تماس مشتريان و اشخاص و مشاهده اطلاعات ثبت شده در
کارتابل تحت وب

مديريت اطلاعات تماسدر
کارتابل تحت وب

تبادل اطلاعات
کارتابل تحت وب با برنامه‌هاي ديگر

ارتباط مستقيم
کارتابل تحت وب با ابزارهاي جانبي مرتبط

3. برنامه تخصيص كاردر
کارتابل تحت وب و مديريت وظايف
کارتابل تحت وب

هدف برنامه تخصيص كار در
کارتابل تحت وب و مديريت وظايف
کارتابل تحت وب اين است كه سازمانبا
استفاده از
کارتابل تحت وب بتواند روالهاي انجام كار در
کارتابل تحت وب را تعريف و كارمندان و
كاركنان مختلف طبق يك برنامه از پيش تعيين شده در
کارتابل تحت وب ، در يك زمان‌بندي
قابل پيگيري و نظارت به انجام كارها بپردازند.

سيستم
کارتابل تحت وب امكان تعريف كارهاي موردي و غيرقابل پيش‌بيني و همچنين كارهاي
شخصي و روزمره را نيز دارد و كاربران
کارتابل تحت وب ميتوانند از امكانات متنوع اين
برنامه استفاده‌هاي فراوان داشته باشند.

تخصيص كار و مديريت وظايف
کارتابل تحت وب

امکانات این زيرسيستم
کارتابل تحت وب بطور خلاصه عبارتند از:

تدوين روالهدر
کارتابل تحت وب و مراحل كاري

تعريف كار در قالب فرايندهاي تعريف شده
کارتابل تحت وب

مديريت كارها و وظايف تعريف شده
کارتابل تحت وب

جستجو و پيگيري وظايفدر
کارتابل تحت وب

4. برنامه
کارتابل تحت وب  و مديريت قرارهاي ملاقات و تقويم كاري

يكي ديگر از برنامه هاي پركاربرد و كاراي ميزكار الكترونيك
کارتابل تحت وب ، برنامه
تقويم و مديريت قرارهاي ملاقاتدر
کارتابل تحت وب ميباشد. درکارتابل
تحت وب كاربر ميتواند
زمان‌بندي انجام كارها، قرارهاي ملاقات، تعطيليها و ... را مشاهده و از امكانات
فراوان
کارتابل تحت وب استفاده نمايد.

از مهمترين نيازمنديهاي پاسخ داده شده توسط
کارتابل تحت وب و امكانات
کارتابل تحت وب مي‌توان
به موارد زير اشاره كرد. تخصيص كار و مديريت وظايف
کارتابل تحت وب

تعيين قرار ملاقات و جلسهدر
کارتابل تحت وب

دعوت از افراد براي حضور در جلسه
کارتابل تحت وب

و ساير امكانات
کارتابل تحت وب

 معرفی
کارتابل تحت وب

شبکه های گسترده و سادگی در ایجاد ارتباطات الکترونیکی باعث تحول بنیادی در
نحوه مکاتبات
کارتابل تحت وب ، و گردش کار سازمان هتوسط
کارتابل تحت وب شده است. بر این اساس
ضرورت استقرار ابزاری که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام
فرآیندهای اداری پرداخت هر روز بیشتر احساس می گردد.

بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری
کارتابل تحت وب به عنوان روشی نوین، از
سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سوی دیگر با جمع آوری اطلاعات مجموعة
فعالیت های سازمان و طبقه بندی آن ها ، بستر مناسبی برای پاسخگویی بموقع را
فراهم می سازد.

اهداف سیستم اتوماسیون اداری
کارتابل تحت وب و فرآیندهدر
کارتابل تحت وب

افزایش سرعت و دقت در پاسخ گویی به مراجعان توسط
کارتابل تحت وب

بی نیازی به مراجعه حضوری برای ارایه نامه و پی گیری
کارتابل تحت وب

سامان دهی و بهینه سازی گردش مکاتبات سازمان توسط
کارتابل تحت وب

به حداقل رساندن مکاتابات کاغذیدر
کارتابل تحت وب

ایجاد روش های صحیح و استاندارد گردش کارها  در
کارتابل تحت وب

افزایش سرعت و ایجاد سهولت در مکاتبات بین سازمانی
کارتابل تحت وب

دسترسی سریع به مکاتبات بایگانی شده
کارتابل تحت وب

ارزیابی و افزایش کارایی کارکناندر
کارتابل تحت وب

ایجاد بستر مناسب برای استقرار سایر سیستم های یکپارچه همانند
کارتابل تحت وب

ویژگی های برتر نرم افزار اتوماسیون اداری
کارتابل تحت وب و فرآیندهای فراگستر


کارتابل تحت وب تحت وب و پشتیبانی کاملکارتابل
تحت وب از فناوری AJAX

پشتیبانی کامل
کارتابل تحت وب از Windows Workflow Foundation جهت مدیریت جریان کار

سامانه امنیتی بسیار قدرتمند
کارتابل تحت وب و توانایی ردیابی و اعمال سطوح دسترسی های
مختلف

پشتیبانی کامل
کارتابل تحت وب از قلم نوری، فاکس و email

قابلیت های اداری متنوع و مطلوب
کارتابل تحت وب جهت تسهیل در انجام امور روزانه مانند
یادداشت،یادآوری، پیام رسان، مدیریت جلسات و...

اطلاعات پایه سیستم
کارتابل تحت وب


کارتابل تحت وب و امکان معرفی حوزه ها (دبیرخانه) های سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان تعیین شماره اندیکاتور و فرمت شماره گذاری مستقل برای هر حوزه



کارتابل تحت وب و امکان معرفی سازمانها و شرکتها طرف مکاتبه همراه با اشخاص و سمت های
درون آنه


کارتابل تحت وب و امکان معرفی چارت سازمانی همراه به نگهداری ویرایش های مختلف آن


کارتابل تحت وب و امکان معرفی پرسنل همراه با اختصاص پست سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان تعیین دبیرخانه های مربوط به هر پست سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع قالب نامه مانند درخواست مرخصی ، درخواست وام و
...


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع پیوست نامه مانند کتاب ، جزوه ، دیسکت و...


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع فیزیک نامه مانند برگه ، فکس ، ایمیل و ...


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع پرونده های بایگانی مانند بایگانی مدیریت عامل،
بایگانی اداری و ...


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع پرونده های ابطال مانند پرونده ابطال دبیرخانه
مرکزی و ...


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع محرمانگی نامه مانند گزارش، ابلاغیه، درخواست و
...


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع موضوعات پرکاربرد ارجاع مانند جهت اقدام، جهت
استحضار و ...


کارتابل تحت وب و امکان تعیین جانشین برای هر پست در بازه زمانی مشخص


کارتابل تحت وب و امکان تعریف کار در سررسید هوشمند برای هر پست


کارتابل تحت وب و امکان تعریف طبقه های مختف کار ه


کارتابل تحت وب و امکان تعریف وضعیت های مختلف یک کار مانند ارایه شده ، در حال
انجام...


کارتابل تحت وب و امکان تعریف طبقه جلسات سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان تعریف انواع پرونده های شخصی
کارتابل تحت وب


کارتابل تحت وب و امکان معرفی انواع فوریت نامه ها مانند عادی ، فوری ، آنی و ...


کارتابل تحت وب و امکان تعریف انواع دستور کار جلسه


کارتابل تحت وب و معرفی انواع گروه مستندات


کارتابل تحت وب و معرفی انواع سیر تایید هر مستند


کارتابل تحت وب و امکان تعریف کلید واژه ها برای هر نامه


کارتابل تحت وب و امکان معرفی تصویر امضا کاربران اختصاص داده شده به هر پست سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان دریافت آدرس پست الکترونیکی هر کاربر برای دریافت نامه از آن
طریق

سطوح دسترسی

تعریف سطح دسترسی برای مشاهده
کارتابل تحت وب اشخاص

تعریف سطح دسترسی برای مشاهده پیش نویس اشخاص

تعریف سطح دسترسی برای مشاهده پی گیری اشخاص

تعریف امکان ارسال نامه بین پست های سازمانی

تعریف امکان بایگانی نامه ها در پرونده های بایگانی


کارتابل تحت وب و امکان ابطال نامه ه

تعریف امکان تعریف کار برای اشخاص

تعریف سطح دسترسی جستجو در دفتر اندیکاتور


کارتابل تحت وب و امکان تعریف محدوده مجاز استفاده کاربران از امکانات مختلف سیستم


کارتابل تحت وب و امکان تعریف میزان دسترسی به نامه ها بر اساس پست سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان تعریف سطح دسترسی برای ارسال نامه از طرف

سایر امکانات سیستم
کارتابل تحت وب


کارتابل تحت وب و امکان کنترل و مدیریت چرخه مکاتبات درون و برون سازمانی همراه با
عملیات پیگیری و ردیابی و مدیریت بایگانی نامه ه


کارتابل تحت وب و امکان تنظیم نحوه واکنش سیستم در هنگام دریافت نامه یا اطلاعاتی جدید
به منظور آگاه نمودن سریع کاربر


کارتابل تحت وب و امکان مدیریت مستندات سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان مدیریت جلسات سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان مدیریت ارجاع کارها و پی گیری کار های ارجاع شده


کارتابل تحت وب و امکان مدیریت تماس های تلفنی سازمانی


کارتابل تحت وب و امکان تعریف یادداشت ها و یاد آوری های شخصی


کارتابل تحت وب و امکان ارسال پیام شخصی یا گروهی بین کاربران سیستم


کارتابل تحت وب و امکان تعریف انواع لینکهای عمومی در سیستم


کارتابل تحت وب و امکان تعریف انواع لینکهای شخصی در سیستم

مکاتبات در
کارتابل تحت وب


کارتابل تحت وب و امکان ثبت نامه وارده همراه با اطلاعاتی مانند تاریخ نامه وارده،
شماره نامه وارده، موضوع، محرمانگی، نوع نامه ، پرونده، شرکت و شخص فرستنده،
متن نامه و ... همراه با امکان شماره گذاری نامه بر اساس فرمت های تعریف شده.


کارتابل تحت وب و امکان ثبت نامه های صادره داخلی و خارجی با اطلاعاتی مانند تاریخ،
موضوع، متن نامه، نوع نامه، پرونده نامه و ... با امکان شماره گذاری نامه بر
اساس فرمت های تعریف شده.


کارتابل تحت وب و امکان ایجاد نامه بر اساس الگو های تعریف شده


کارتابل تحت وب و امکان الصاق نامه از طریق اسکن خودکار سیستم، ایمیل و ادیتور متنی


کارتابل تحت وب و امکان الصاق فایلهای پیوست به تمام انواع نامه


کارتابل تحت وب و امکان ارجاع نامه گیرنده های اصل ، رونوشت و رونوشت پنهان نامه


کارتابل تحت وب و امکان ارجاع پیش نویس نامه به کاربران دیگر در جهت اخذ تایید ثبت
نامه

نگهداری نظرات گیرندگان پیش نویس نامه


کارتابل تحت وب و امکان ثبت نامه های مرتبط (عطف و پیرو) و امکان مشاهده آنها در هنگام
دریافت نامه


کارتابل تحت وب و امکان شماره دهی به نامه از روی شماره های رزرو شده


کارتابل تحت وب و امکان تهیه و چاپ رسید نامه به تحویل گیرنده


کارتابل تحت وب و امکان ارجاع نامه به شخص یا گروهی از اشخاص


کارتابل تحت وب و امکان نگارش شرح دستور و الصاق فایل درهنگام ارجاع نامه


کارتابل تحت وب و امکان نگارش شرح دستور برای گیرنده هر نامه به صورت تایپ متن و قلم
نوری


کارتابل تحت وب و امکان درج مدت پاسخ گویی برای هر نامه در هنگام ارجاع نامه


کارتابل تحت وب و امکان درخواست تمدید مهلت پاسخگویی با صدور نامه خودکار به فرستنده
نامه


کارتابل تحت وب و امکان تعیین نوع عملکرد گیرنده نامه مانند جهت اقدام ، جهت اطلاع و
...


کارتابل تحت وب و امکان گروه بندی
کارتابل تحت وب به صورت درختی بر اساس پرونده های
کارتابل تحت وب و
انتقال نامه به هر پرونده


کارتابل تحت وب و امکان تعیین اولویت به نامه های دریافت شده توسط رنگ بندی نامه ه


کارتابل تحت وب و امکان تفکیک نامه ها در
کارتابل تحت وب بر اساس نامه های دارای اقدام و بدون
اقدام و نوع نامه ه

تفکیک نامه های با اولویت پاسخ گویی بالا در
کارتابل تحت وب

مشاهده نامه های ارجاع شده در پی گیری و تعیین آخرین مکانهای نامه و نحوه گردش
آن


کارتابل تحت وب و امکان مشاهده اطلاعاتی مانند شماره نامه، شماره مسلسل نامه، فرستنده،
تاریخ نامه، تاریخ ورود به
کارتابل تحت وب، نوع نامه و ... در
کارتابل تحت وب


کارتابل تحت وب و امکان در آوردن نامه از بایگانی و انتقال آن به آخرین مکان قبل از
بایگانی


کارتابل تحت وب و امکان در آوردن نامه از ابطال و انتقال آن به آخرین مکان قبل از
ابطال


کارتابل تحت وب و امکان مشاهده دفتر اندیکاتور هر دبیرخانه بر اساس سطوح دسترسی


کارتابل تحت وب و امکان ردیابی سریع نامه بر اساس شماره اندیکاتور ، موضوع و ... در
دفتر اندیکاتور


کارتابل تحت وب و امکان مشاهده لیست نامه های ایجاد شده در پاسخ به یک نامه در دفتر
اندیکاتور

و دیگر قابلیتهای یک
کارتابل تحت وب خوب


کارتابل تحت وب الکترونیک

مدیریت دبیرخانه ها، مکاتبات و گردش کاره

میز کار هوشمند

مدیریت کلیه فعالیت ها در میزکار

مدیریت مستندات

به اشتراک گذاری اسناد با رعایت حقوق دسترسی و امنیت بال

تقویم سازمانی

برنامه ریزی گروهی ملاقات ها و رویداده

مدیریت جلسات

مدیریت جلسات، دستور کارها، مصوبات و پیگیری ه

مدیریت وظایف

مدیریت وظایف و فعالیت ه

مدیریت پست های الکترونیک

یکپارچگی کامل با پست های الکترونیک

بحث و تبادل نظر

تبادل نظر و گفتگو

اعلانات

اعلام و نصب خبر های مهم، اطلاعیه های و ...

فهرست تماس ه

سازمان دهی تماس های سازمانی و شخصی

گزارشات تحلیلی

گزارشات پیشرفته تحلیلی و نموداری

نظام پیشنهادات و نظر سنجی

رای گیری، جمع آوری پیشنهادات و ایده ه

ابزارهای مدیریت

مدیریت امنیت و مجوز ه

انطباق

قابلیت سفارشی سازی در مقیاس های مختلف