زير بناي ، (WFMS) سيستم اتوماسيون اداري به معني جامع آن ، با پياده سازي مديريت
گردش کار
خودکارسازي فرآيندها و گردش کارها در يک سازمان را تشکيل مي دهد سيستم اتوماسيون
اداري سعي نموده
است تا ضمن سادگي کار با نرم افزار بتواند علاوه بر مديريت جامع مکاتبات اداري ،
سيستم گردش کار بدون
کاغذ را نيز محقق سازد.
ويژ گيهاي سيستم اتوماسيون اداري تحت وب يا کارتابل تحت وب:
-1 گردش اسناد بدون کاغذ
علاوه بر نامه هاي اداري ، ساير اسناد در گردش سازمان نيز که داراي برنامه کاربردي
مبتني بر وب باشندتمامي
مراحل گردش خود را از طريق سيستم طي مي کنند.
-2 پشتيباني از نظام هاي گوناگون مکاتبات اداري
اين سيستم از کليه نظام هاي مکاتبات اداري اعم از متمرکز ، نيمه متمرکز و غير
متمرکز پشتيباني مي کند.
-3 تعميم يافتن قالب اسناد الکترونيکي
در اين سيستم يک سند بسيار وسيعتر از يک فايل با يک قالب مشخص (مثلا تصوير اسکن
شده) است با توجه به
اينکه در برنامه هاي کاربردي مختلف انواع اسناد سازمان به صورت فرم هاي ورود
اطلاعات يا گزارشات خاص
پياده ساز يمي شوند اين سيستم يک فرم يا گزارش مربوط به يک برنامه کاربردي را همراه
با داده آن به عنوان
يک سند مي شناسد.
(Work Flow Manager) -4 مديريت گردش کار
در اين سيستم مراحل گردش براي انواع مختلف سند، پست هاي سازماني انجام دهنده هر
مرحله و مراحل مجاز
بعدي براي هر مرحله قابل تعريف است .
-5 يکپارچه سازي کارتابل با برنامه هاي کاربردي
امکان ويژه اي که در اين سيستم پيش بيني شده اين است که مي توان برنامه کاربردي
مربوط به هر يک از
مراحل گردش اسناد را تعريف نمود.
-6 امکان مجتمع سازي پرتال سازماني
اين نرم افزار مي تواند در قالب يک پرتال سازماني جامع مبتني بر وب مي باشد و
دسترسي کليه برنامه هاي
سازماني از جمله سيستم اتوماسيون از يک درگاه مشخص امکانپذير مي باشد.
-7 مرورگر چند بعدي نامه ها
مرورگر چند بعدي نامه ها ، ابزار جديدي است که به شما امکان مي دهد نامه ها را به
صورت طبقه بندي شده
فهرست مرور کنيد و نيز شما مي توانيد تعيين کنيد که سطح بعدي بر چه اساسي طبقه بندي
شود.
(Web-Based) -8 مبتني بر فناوري وب
به عنوان فناوري مسلط حال و آينده
(Open Source) -9 کد منبع باز
ارائه متن کامل برنامه ها و مستندات مربوطه (با مجوز استفاده داخل سازماني)
امکانات سيستم
الف)سيستم دبيرخانه :
کد ثبت نامه ها و مکاتبات اداري و فعاليتهاي مرتبط را مديريت مي کند
-1 مديريت دفاتر انديکاتور
-2 ثبت و بروز رساني نامه هاي وارده – صادره- داخلي
-3 سيستم يادآوري خودکار
-4 جستجوي پيشرفته نامه ها
-5 مرورگر چند بعدي نامه ها
-6 تشکيلات سازماني
-7 مديريت گردش کارها
-8 مديريت تماس ها
-9 گزارشات
-10 ميزکار شخصي
ب) سيستم کارتابل
- گروهبندي اسناد موجود در کارتابل
- اقدامات بر روي نامه ها
- انعطاف در ارجاع
- شيوه هاي مرور ارجاعات
- سوابق ارجاع
- پي گيري ارجاعات
- سيستم مديريت گردش فرم
- ميز کار شخصي
- بايگاني محلي
- جستجوي پيشرفته
- ثبت پيش نويس نامه از طريق کارتابل
- مديريت تماس ها
- تفويض اختبار
مشخصات فني نرم افزار :
صد درصد مبتني بر وب ( قابل اجرا بر روي اينترانت و اينترنت
(windows ,Linux,… مستقل از پلاتفرم (قابل اجرا بر روي
CMS با سيستم مديريت محتوا Integrated مجتمع شده
با مجوز استفاده داخل سازمان Open Source کد منابع باز
